Wer eine Hausverwaltung beauftragt, stellt sich früher oder später die Frage: Wer trägt die Kosten der Hausverwaltung – der Mieter oder der Eigentümer? In diesem Beitrag erklären wir, welche Kosten grundsätzlich beim Eigentümer bleiben, welche Betriebskosten auf Mieter umgelegt werden können und worauf Vermieter dabei achten sollten.
Die eigentlichen Kosten der Hausverwaltung trägt grundsätzlich der Eigentümer. Verwaltungskosten gehören nach der Betriebskostenverordnung nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Umlagefähig können dagegen bestimmte laufende Betriebskosten sein, etwa für Hausmeister, Gebäudereinigung, Gartenpflege oder Winterdienst, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Eine professionelle Hausverwaltung übernimmt zahlreiche organisatorische, kaufmännische und technische Aufgaben rund um eine Immobilie. Je nach Verwaltungsart gehören dazu unter anderem die Erstellung von Abrechnungen, die Organisation von Wartungen und Instandhaltungsmaßnahmen, die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern sowie die laufende Buchhaltung.
Bei einer WEG-Verwaltung kommen zusätzlich Aufgaben rund um Eigentümerversammlungen, Beschlüsse und die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums hinzu.
Kurz gesagt: Eine Hausverwaltung sorgt dafür, dass kaufmännische, organisatorische und technische Abläufe strukturiert und zuverlässig gesteuert werden.
Die eigentlichen Kosten für die Hausverwaltung trägt grundsätzlich der Eigentümer.
Das betrifft insbesondere typische Verwaltungstätigkeiten wie:
Nach der Betriebskostenverordnung gehören Verwaltungskosten ausdrücklich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.
Das bedeutet: Ein Vermieter kann die eigentliche Verwaltervergütung nicht einfach als Betriebskosten auf den Mieter umlegen.
Von den eigentlichen Verwaltungskosten zu unterscheiden sind die laufenden Betriebskosten einer Immobilie.
Betriebskosten entstehen regelmäßig durch den laufenden Betrieb und die Nutzung eines Gebäudes. Wenn ihre Umlage im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde, können bestimmte Kosten vom Mieter getragen werden.
Dazu zählen beispielsweise:
Wichtig ist dabei die Abgrenzung: Nicht jede Rechnung, die eine Hausverwaltung bearbeitet, ist automatisch eine Verwaltungskostenposition.
Auch bei grundsätzlich umlagefähigen Positionen muss genauer hingesehen werden.
Übernimmt ein Hausmeister beispielsweise zusätzlich Verwaltungs- oder Instandhaltungsarbeiten, dürfen die entsprechenden Kostenanteile nicht als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden.
Entscheidend ist also nicht nur, wer eine Leistung ausführt, sondern welche konkrete Tätigkeit tatsächlich abgerechnet wird.
Zu den Kosten, die grundsätzlich nicht als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können, gehören insbesondere:
Diese Kosten gehören grundsätzlich zur Verantwortung des Eigentümers.
Gerade deshalb ist eine transparente Abrechnung wichtig: Eigentümer sollten nachvollziehen können, welche Positionen echte Verwaltungskosten darstellen und welche laufenden Betriebskosten gegebenenfalls im Rahmen einer Betriebskostenabrechnung berücksichtigt werden können.
Für Eigentümer geht es bei den Kosten einer Hausverwaltung nicht nur um den monatlichen Preis.
Mindestens genauso wichtig ist, welche Leistungen enthalten sind, wie transparent die Abrechnung erfolgt und wie effizient die Verwaltung arbeitet.
VOCON setzt dabei auf digitale Prozesse, transparente Abläufe und eine klare Kommunikation.
Eigentümer erhalten einen strukturierten Überblick über relevante Unterlagen und Vorgänge und können Verwaltungsprozesse nachvollziehen, ohne bei jeder kleinen Frage auf Papierordner oder lange Kommunikationswege angewiesen zu sein.
Digitale Verwaltungsprozesse können viele wiederkehrende Abläufe beschleunigen und Informationen leichter zugänglich machen.
Das betrifft beispielsweise Dokumente, Abrechnungen, Anfragen und die laufende Kommunikation rund um die Immobilie.
Eine nachvollziehbare Preis- und Leistungsstruktur hilft Eigentümern, Verwaltungsleistungen besser einzuordnen.
Dabei sollte klar erkennbar sein, welche Leistungen zur regulären Verwaltung gehören und wann zusätzliche Leistungen oder Kosten entstehen können.
Trotz digitaler Prozesse bleibt die persönliche Erreichbarkeit wichtig.
Gerade bei komplexen Fragen rund um Eigentümergemeinschaften, Mietverwaltung oder einzelne Immobilien braucht es Ansprechpartner, die den konkreten Fall kennen und verständlich erklären können, wie weiter vorzugehen ist.
Die Kosten für die eigentliche Hausverwaltung bleiben grundsätzlich beim Eigentümer. Davon zu unterscheiden sind umlagefähige Betriebskosten, die bei entsprechender vertraglicher Vereinbarung auf Mieter umgelegt werden können. Entscheidend ist daher immer, um welche konkrete Kostenart es sich handelt.
Die eigentlichen Verwaltungskosten trägt grundsätzlich der Eigentümer. Sie zählen nach der Betriebskostenverordnung nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.
Reine Verwaltungskosten können grundsätzlich nicht als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Davon zu unterscheiden sind laufende Betriebskosten, die bei entsprechender Vereinbarung im Mietvertrag umlagefähig sein können.
Zu den typischen Betriebskosten gehören beispielsweise bestimmte Kosten für Hausmeister, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Winterdienst, Wasserversorgung oder Müllbeseitigung. Welche Positionen konkret umlagefähig sind, richtet sich nach der Betriebskostenverordnung und der jeweiligen vertraglichen Vereinbarung.
Nein. Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung gehören ebenfalls nicht zu den Betriebskosten und bleiben grundsätzlich beim Eigentümer.
VOCON unterstützt Eigentümer und Eigentümergemeinschaften in Karlsruhe, Pforzheim und Umgebung mit persönlicher Betreuung, digitalen Prozessen und transparenter Kommunikation.
